مدیریت آنلاین پروژه و دفتر کار مجازی را روی هاست اختصاصی خودتان راه‌اندازی کنید
در این مقاله راهکاری را به شما معرفی می‌کنیم که به کمک آن، روی هاست خود، یک برنامه تحت وب راه‌اندازی کنید و به کمک آن تمام پروژه‌های دورکاری خود و کارمندان‌تان را مدیریت کنید. به کمک این نرم‌افزار، یک شرکت آنلاین یا دفتر کار مجازی خواهید داشت که از طریق آن، کارمندان و همکاران خود و ساعات ورود و خروج‌شان، مرخصی‌ها، وظایف و عملکردهای‌شان را کنترل و مدیریت می‌کنید، با مشتریان‌تان در ارتباط بوده و پروژه‌های آنها را مدیریت می‌کنید و مشتریان نیز علاوه بر امکان درخواست برآورد و سفارش پروژه، به چگونگی پیش‌برد پروژه نظارت داشته و پرداخت‌های خود را انجام می‌دهند. پس از مطالعه این مقاله و انجام مراحل ذکر شده شما این امکانات را به دست خواهید آورد:
- مدیریت آنلاین پروژه‌ها و وظایف
- مدیریت کارمندان و همکاران و ارتباط با آنها
- – واگذاری پروژه و وظایف به کارمندان
- – کنترل ورود و خروج کارمندان
- – تخصیص مرخصی به کارمندان
- – ارتباط با آنها از طریق پیغام و چت زنده و امکان ارسال فایل و اشتراک‌گذاری مطالب در قالب شبکه اجتماعی داخلی
- – ثبت اطلاعات کارمندان در پروفایل آنها
- – تعیین نوع کارمندان مثل منشی، حسابدار، مدیر بخش و .. با دسترسی‌های متفاوت در نرم‌افزار
- – تعیین گروه‌های مختلف کاری مثل برنامه‌نویسان، گرافیست‌ها، حسابدار و. …
- مدیریت رویدادها و ثبت قرار ملاقات‌ها، جلسه‌ها و زمان بندی آنها در تقوین
- برنامه‌ریز شخصی و اختصاصی برای هر کارمند
- مدیریت مشتریان از جمله:
- – تعیین مخاطبان متعدد برای هر مشتری
- – امکان درخواست برآورد پروژه از جانب مشتری و ایجاد یک پروژه پس از تایید مشتری
- – ارتباط با مشتریان و. اطلاع‌رسانی به آنها
- – سیستم پشتیبانی تیکتی برای مشتریان
- – امکان مدیریت پرداخت‌های مشتریان
- امکان ثبت فاکتور برای پروژه‌ها و چاپ فاکتور یا ارسال به صورت pdf
- مدیریت پرداخت‌ها برای فاکتورها و اطلاع‌رسانی زمان سررسید معوقات
- مشاهده گزارشات مختلف عملکردها
- و ده ها قابلیت دیگر
مشاهده ویدیوی معرفی در فرشمیکا تی وی
نصب و راه اندازی اسکریپت مدیریت آنلاین پروژه
با خرید اسکریپت از سایت فرشمی، این نرم‌افزار به صورت رایگان بر روی هاست شما نصب خواهد شد. همچنین به کمک آموزش نصب و راه‌اندازی، شما خودتان نیز به سادگی می‌توانید اسکریپت را نصب و راه‌اندازی کنید.
ویدیوی زیر را مشاهده کنید تا با محیط کار افزونه آشنا شوید
محیط کار افزونه را ببینید
شرکت مجازی آنلاین خود را راه‌اندازی کنید
در دوران شیوع و همه‌گیری ویروس کرونا، بسیاری از شرکت‌ها به دورکاری روی آورده‌اند. در واقع تمامی کسب و کارهایی که این امکان برای‌شان میسر بود برای حفط سلامت کارمندان خود، کار خود را از طرییق دورکاری و به صورت آنلاین پیش می‌برند. این اتفاق باعث شده بسیار بیش از پیش، فرهنگ دورکاری و محیط کار آنلاین رونق پیدا کند و به همین خاطر، نرم‌افزارهای مربوط به ارتباط از راه دور و آنلاین مثل آموزش‌گاه‌های آنلاین، ویدیوکنفرانس زنده به صورت آنلاین و نرم‌افزارهای مدیریت پروژه و دورکاری با استقبال زیادی مواجه شدند. در این راستا، شما هم اگر جزو شرکت‌هایی هستید که می‌خواهید کارهای خود را برای حفظ سلامتی، به صورت دورکاری انجام دهید و هنوز برنامه مناسب خود را که بتواند تمام نیازهای این کار را پوشش دهد نیافته‌اید با ما همراه باشید تا نحوه رفع مشکل‌تان را بیابید.
پس از این که نرم افزار را راه‌اندازی کرده‌اید با پیشخوان دفتر کار مجازی خود مواجه می‌شوید.
امکانات نرم افزار
برای آشنایی با امکانات نرم افزار بهترین کار این است که این ویدیو را مشاهده کنید
افزودن پیشخوان جدید به محیط کار
شما علاوه بر پیشخوان پیشفرض، هر تعداد که بخواهید پیشخوان برای موارد مورد نیاز خود می‌توانید بسازید. با کلیک بر روی گزیدن افزودن پیشخوان، شما وارد بخشی می‌شوید که می‌توانید پیشخوان خود را طراحی کنید و ابزارک‌های مختلف پیش‌ساخته را در جای دلخواه و به شکل دلخواه قرار دهید.
مثلا ما یک پیشخوان با عنوان مدیریت برنامه‌ریزی ساختیم که در اینجا می‌توانید مشاهده کنید
افزودن همکاران و کارمندان جدید
برای شروع به کار شما می‌توانید همکاران و کارمندان خود را وارد سیستم کنید. برای این کار هم خودتان می‌توانید یک کاربر جدید ایجاد کرده و اطلاعات آن را وارد کنید و هم از یک کاربر با درج ایمیل او دعوت به عمل آورید تا وارد سیستم شده و اطلاعات خود را وارد کند. هر یک از اعضای تیم شما یک پروفایل خواهند داشت که انواع اطلاعات آنها در آن قرار گرفته و فعالیت‌های‌شان را می‌توانید مدیریت کنید.
شما می‌توانید انواع مختلفی از کارمندان ایجاد کرده و دسترسی‌های مشخصی به آنها اعطا کنید. مثلا منشی، حسابدار، مدیر بخش، معاون و … . از طریق تنظیمات سیستم شما می‌توانید تعیین کنید هر دسته از کارمندان به چه بخش‌هایی دسترسی داشته باشند یا امکان چه کارهایی را نداشته باشند. همچنین شما می‌توانید اعضای تیم خود را دسته‌بندی کنید. مثلا تیم‌هایی مثل برنامه‌نویسان، طراحان گرافیک، واحد ارتباطات یا روابط عمومی، بازاریاب و … ایجاد کنید.
مدیریت کارمندان – از جمله امکاناتی که سیستم در اختیار شما قرار می‌دهد کنترل ساعات ورود و خروج کارمندان است. یکی از چالش‌های زمان دورکاری برای شرکت‌ها، کنترل زمان حضور و فعالیت کارمندان است که این نرم‌افزار این مشکل را حل کرده است. کارمندان می‌توانند به محض ورود به سیستم ساعت بزنند و موقع خروج، ساعت خروج بزنند و سیستم کلیه ساعات حضور را محاسبه خواهد کرد. همچنین کارمندان شما از طریق سیستم می‌توانند درخواست مرخصی کنند و شما با آن موافقت کنید. سیستم تمام این‌ها را ذخیره کرده و به شما گزارش می‌دهد.
افزودن مشتری و ایجاد مخاطبان
شما می‌توانید مثلا یک شرکت را به عنوان مشتری در سیستم درج کرده و طرف‌های شرکت را به عنوانن مخاطب به آن اضافه کنید. همچنین می‌توانید با ارسال لینک برنامه، به مشتریان این امکان را بدهید که خودشان در سایت شما ثبت نام کنند. پس از ثبت نام می‌توانند به پنل خود وارد شوند. شما می‌توانید دسترسی مشتریان را به دلخواه خود تنظیم کنید و همچنین پنل کاربری آنها را مطابق نیازتان طراحی کنید.
افزودن مخاطب به مشتری
مشتریان در این سیستم می‌توانند درخواست برآورد برای پروژه ارسال کنند و شما برآورد خود را برای‌شان ارسال کنید. همچنین این امکان وجود دارد که پس از تایید مشتری، این برآورد تبدیل به پروژه جدید شود و شما کار روی آن را با واگذار کردن به کارمندان و تعریف وظایف آغاز کنید. همچنین مشتریان این امکان را دارند که روند پیشرفت پروژه را مشاهده کنند.
پروفایل مشتریان
شبکه اجتماعی داخل و ارتباط با همکاران
یکی از مهم‌ترین و جذاب‌ترین بخش‌های این سیستم نحوه ارتباط با همکاران است. در واقع سیستم برای این طراحی شده که همکاران از راه دور با هم ارتباط داشته و کار روی پروژه ها را مدیریت کنند. از طریق این سیستم امکان پیغامرسانی، چت زنده، ارسال فایل و .. بین همکاران وجود دارد. همچنین یک شبکه اجتماعی داخلی (که نوار زمان نامیده می‌شود) نیز وجود دارد که شما می‌توانید پس ارسال کنید و یا مطالب و پست‌های جذاب مرتبط با کارتان را با سایر همکاران اشتراک گذاشته و آنها نیز همانجا در این باره نظر بدهند.
همچنین این نرم‌افزار امکان ارتباط با Slack و Github و bitbucket را پشتیبانی می‌کند که بسیاری از تیم‌ها از آنها استفاده می‌کنند و در این نرم‌افزار نیز می‌توانند از آن بهره‌مند شوند.
مدیریت پروژه ها به صورت آنلاین
و بالاخره اصلی‌ترین بخش نرم‌افزار که همان مدیریت پروژه‌هاست. شما به کمک این نرم‌افزار می‌توانید پروژه جدید ایجاد کنید و آن را به صورت زمان‌بندی و تسک‌های اجرایی و واگذاری آن به کارمندان خود مدیریت کنید. برای مدیریت پروژه‌ها امکانات زیادی در اختیار شماست. شما می‌توانید وظیفه و زیر وظیفه ایجاد کرده و آن را به همکار مورد نظر واگذار کرده و برای آن تایمر فعال کنید و زمان صرف شده روی پروژه را کنترل کرده و بتوانید از این زمان‌بندی برای برآوردهای پروژه‌های مشابه نیز استفاده کنید. شما می‌توانید برای هر وظیفه ددلاین مشخص کنید و هنگام نزدیک شدن به ددلاین به شما و همکار متعهد به انجام آن، یادآوری ارسال می‌شود.
شما همچنین می‌توانید فاکتورها و پرداخت‌های هر فاکتور را مدیریت کنید. برای هر پروژه فاکتور ایجاد کرده و آیتم‌ها با قیمت‌های مختلف به آن اضافه کنید. و هر بخش از پرداخت‌های مشتری را ثبت کرده و هنگام سررسید به شما و مشتری اطلاع‌رسانی می‌شود. شما همچنین می‌توانید از فاکتورها پرینت گرفته و یا آن را به صورت فایل pdf ارایه کنید. همچنین می‌توانید تمامی جداول سیستم را به فایل excel تبدیل کنید. مشتریان نیز می‌توانند بازخوردهای خود را در پروژه ثبت کنند.
مدیریت فاکتورهای پروژه
افزودن آیتم به فاکتور
شما می‌توانید با مشتریان نیز از طریق سیستم به طرق مختلف ارتباط برقرار کرده و یا فایل منتقل کنید. علاوه بر این سیستم پشتیبانی تیکتی نیز وجود دارد که هم مشتریان و هم کاربران دیگر می‌توانند تیکت ارسال کرده و اعضای تیم به آنها پاسخ دهند.
فهرست تیکت‌ها
ارسال تیکت
تنظیمات پیشرفته نرم‌افزار
بخش بزرگی از قابلیت‌های نرم‌افزار از طریق بخش تنظیمات در دسترس است. به کمک این بخش شما می‌توانید تمام قسمت‌های نرم‌افزار را مدیریت و شخصی‌سازی کنید. صدها گزینه در اختیار شما قرار گرفته تا سیستم را مطابق نیاز خود پیکربندی کنید. شما می‌توانید ماژول‌های مختلف نرم‌افزار را غیرفعال یا غیرفعال کنید تا تنها قسمت‌هایی که به آنها نیاز دارید در نرم‌افزار فعال شود و سایر بخش‌ها را غیرفعال کنید. مثلا اگر به سیستم تیکت یا نوار زمان و یا سیستم مدیریت هزینه و سرمایه و یا بخش مرخصی و ساعت زدن و یا یادداشت‌ها و برنامه‌ریز و هر کدام از بخش‌ها نیاز ندارید می‌توانید آنها را غیرفعال کرده و از سیستم بردارید.
این ها تنها بخشی از امکانات این نرم‌افزار است و امکان معرفی تمام قابلیت‌ها در این مجال وجود ندارد. اگر می‌خواهید با همه قابلیت‌های محصول آشنا شوید بهتر است خودتان دست به کار شده و دموی اپلیکیشن را امتحان کنید. از طریق این لینک و مشخصات زیر می‌توانید وارد دموی نرم‌افزار شوید:
