چگونه یک سیستم پشتیبانی حرفه‌ای با وردپرس برای سایت‌مان مهیا کنیم
اگر شما یک سایت و یا کسب و کار آنلاین دارید و هرگونه خدماتی را از طریق آنلاین به مشتریان‌تان عرضه می‌کنید نیاز دارید که از مشتریان‌تان پشتیبانی به عمل آورید. همان طور که در استراتژی‌های افزایش فروش هم یادآور شدیم یکی از راهکارهای افزایش بازدید/مشتری/فروش برای هر کسب و کار آنلاینی داشتن پشتیبانی قوی است. این کار شما را از رقبای‌تان جلو می‌اندازد و مشتریان‌تان را به مشتریان وفادار تبدیل کرده و البته دوستان و همکاران آنها را نیز به مشتریان شما تبدیل می‌کند.
ضرورت داشتن یک سیستم پشتیبانی کارآمد برای کسب و کارها امروزه دیگر بر هیچ کس پوشیده نیست. روش‌های مختلفی برای پشتیبانی از مشتریان وجود دارد از جمله پشتیبانی تلفنی، از طریق پیغام، گفتگوی زنده و … . اما در کنار همه‌ی این‌ها وجود یک سامانه پشتیبانی تیکتی نشان‌دهنده‌ی اعتبار یک کسب و کار آنلاین است. این موضوع به مشتریان قوت قلب می‌دهد که یک تیم مسئول برای رفع مشکلات آنها پس از خریداری محصول وجود خواهد داشت.
حال چگونه برای وبسایت‌مان یک سیستم پشتیبانی فراهم کنیم؟ بسیاری از شرکت‌های معتبر یک سایت اختصاصی(که می‌تواند ساب دامین اصلی وبسایت شرکت باشد) را به راه‌اندازی یک سیستم پشتیبانی حرفه‌ای اختصاص می‌دهند. customer-care، CRM و یا support عناوینی است که در این سایت‌ها به کار می‌رود. اما هر چه که باشد ما به شما روشی را خواهیم آموخت که بدون صرف هزینه‌های هنگفت و زمان و دردسر زیاد، می‌توانید یک سیستم کامل و قدرتمند پشتیبانی تیکتی برای کسب و کارتان راه‌اندازی کنید.
مقدمات راه‌اندازی سیستم پشتیبانی با وردپرس
با استفاده از بسته پشتیبانی حرفه‌ای برای وردپرس که شامل سه افزونه وردپرس می‌باشد شما قادر خواهید بود این سیستم را در سایت فعلی‌تان و یا یک سایت جداگانه به عنوان پورتال پشتیبانی از مشتریان راه‌اندازی کنید.
دریافت افزونه پشتیبانی حرفه‌ای برای وردپرس
پس از خریداری، شما سه افزونه دریافت خواهید کرد. در لینک بالا توضیحات مربوط به محصول و امکاناتی که در اختیارتان می‌گیرد را نیز مشاهده می‌کنید. پس دیگر آنها را تکرار نمی‌کنیم. حال هر سه افزونه را نصب کنید. پس از نصب هر سه افزونه شما یک پنل مدیریت کامل برای راه‌اندازی سامانه پشتیبانی در اختیار خواهید داشت.
تنظیمات و راه‌اندازی سیستم
ابتدا باید یک برگه ایجاد کنید تا اپ پشتیبانی در آن قرار گیرد. نام برگه را به صورت دلخواه انتخاب کرده و برگه را منتشر کنید. سپس به تنظیمات افزونه بروید. (تنظیمات افزونه در منوی بالایی و کناری تحت عنوان cssjokey مشاهده می‌شود و زیرمنوی پشتیبانی تنظیمات اپ پشتیبانی را در اختیارتان قرار می‌دهد)
از منوی بالایی، تنظیمات اپ را انتخاب کنید. حال از بخش انتخاب برگه پشتیبانی در منوی کشویی برگه‌ای که ایجاد کردید را انتخاب کنید. اگر سیستم پشتیبانی خود را در یک سایت مستقل می‌خواهید ایجاد کنید باید از منوی تنظیمات >> خواندن صفحه اصلی خود را همین برگه‌ای که ایجاد کرده‌اید انتخاب کنید. در این صورت وقتی که کاربران به آدرس سایت پشتیبانی شما (مثلا your-domain.com) وارد شوند مستقیما سیستم پشتیبانی برایشان نمایش داده می‌شود و سایت شما به صورت یک پرتال پشتیبانی عمل خواهد کرد.
اگر می‌خواهید دکمه پشتیبانی در تمام صفحات سایت شما در گوشه سمت راست نمایش داده شود و کاربران از هر کجا بتوانند با کلیک بر روی آن سیستم پشتیبانی را احضار کنند (در صورتی که سایت شما مستقلا به پشتیبانی اختصاص نداشته باشد) آن وقت از همین بخش گزینه “اپ را در تمام برگه‌ها نشان بده” را روی بله قرار دهید.
مدیریت نیروی پشتیبانی
حال وقت آن رسیده که نیروی پشتیبانی خود را تنظیم کنید. در این سیستم شما می‌توانید دپارتمان‌ها/بخش‌ها/کارگزاران مختلفی از جمله واحد فروش، پشتیبانی فنی، امور مالی و … برای سیستم تعریف کنید. برای این کار در پنل ادمین به بخش تیکت‌های پشتیبانی >> کارگزاران بروید و به تعداد دلخواه‌تان دپارتمان مختلف اضافه کنید.
اگر سایت شما فروشگاهی است می‌توانید تمام محصولات‌تان را در سیستم درون‌ریزی کنید و پشتیبانی محصولات‌تان را از طریق این سیستم انجام دهید. برای این کار از منوی افزونه، قسمت یکپارچه‌سازی، ووکامرس را انتخاب کنید و محصولات فروشگاه‌تان را سینک کنید. همچنین شما می‌توانید محصولات را به صورت دستی نیز وارد کنید. برای این کار نیز به تیکت‌های پشتیبانی >> محصولات رفته و هر محصول دلخواه را ایجاد کنید.
حالا شما باید نیروی پشتیبانی را برای سیستم تعریف کنید. به مدیریت نیروی پشتیبانی در پنل مدیریت افزونه بروید.
در این قسمت می‌توانید کاربران سایت‌تان را به عنوان نیروی پشتیبانی تعیین کنید. می‌توانید برای هر محصول و یا تعدادی از محصولات یک پشتیبان تعیین کرده و یا این که نیروی پشتیبانی مربوط به دپارتمان‌های مختلف را تعیین کنید. بدین ترتیب کاربری که محصول خاصی را در هنگام تیکت انتخاب کند، تیکت وی برای پشتیبان مخصوص آن محصول ارسال خواهد شد. برای کارگزاری‌های مختلف نیز وضع به همین منوال است.
همچنین امکان افزودن پرسش‌های متداول نیز وجود دارد. شما می‌توانید برای محصولات و خدمات خود پرسش و پاسخ‌های متداول ایجاد کنید تا کاربران پاسخ برخی از سوال‌های خود را از آن جا بیابند و نیاز نباشد در همه‌ی موضوعات تیکت ایجاد کنند و این باعث می‌شود حجم کاری شما کاهش پیدا کند.
تبریک می‌گویم. تنظیمات اولیه سیستم انجام گرفته و سامانه آماده بهره‌برداری است. اما هنوز تنظیمات بسیار دیگری وجود دارد که می‌توانید به دلخواه خود انجام دهید.
سامانه را با برند خود یکپارچه کنید
یکی از امکانات قدرتمند این سیستم در طراحی قالب سامانه است. شما می‌توانید شکل و شمایل سامانه را بر حس نیاز خود شخصی‌سازی کنید. برای این منظور از منوی افزونه به خانه >> متغیرهای استایل رابط کاربری بروید و قالب و رنگ‌بندی و فونت آن را مطابق سلیقه خود تغییر دهید. همچنین لوگوی خود را می‌توانید از بخش تنظیمات اپ بارگذاری کنید.
اگر از افزونه‌های خاصی برای ثبت نام/ورود و پروفایل کاربری استفاده می‌کنید می‌توانید از بخش تنظیمات اپ لینک آنها را وارد کنید تا کاربران بتوانند از امکانات آن افزونه‌ها استفاده کنند.
شخصی‌سازی ایمیل‌های اطلاع‌رسانی
یکی دیگر از امکانات این افزونه، قابلیت شخصی‌سازی ایمیل‌های اطلاع رسانی است. برای آن که بتوانید متن ایمیل‌های اطلاع‌رسانی سیستم را بنا به نیاز خود تغییر دهید به بخش تنظیمات ایمیل بروید و ایمیل‌های مختلف اطلاع‌رسانی را ویرایش کنید. شما همچنین می‌توانید از متغیرهای پویای سیستم برای شخصی‌سازی استفاده کنید.
پایان کار
تنظیمات دیگری نیز وجود دارد مانند تعیین اولویت‌ها، تعیین زمان بسته شدن خودکار تیکت‌ها، ساخت فرم‌ها و فیلدهای سفارشی برای تیکت جدید و بسیاری گزینه‌های دیگر که می‌توانید در تنظیمات افزونه آنها را مدیریت کنید. امکان منشن کردن کارگزاران با @agent-name در هنگام نوشتن تیکت نیز وجود دارد. امکان افزودن امضا و متن سریع نیز در هنگام تایپ نظر وجود دارد. شما می‌توانید با استفاده از فیلترگذاری پیشرفته سیستم، تیکت‌ها را بر اساس کلیدواژه، زمان، مشتری، محصول، اولویت بندی، کارگزار و … دسته‌بندی و جستجو کنید.
چنانچه راه‌اندازی و تنظیمات سیستم برای شما دشوار است می‌توانید با خرید لایسنس اختصاصی، کار راه‌اندازی ایده‌آل و پیکربندی سیستم و طراحی سامانه بر اساس نیازهای خود را به تیم کارشناسی فرشمی بسپارید.
امیدواریم با راه‌اندازی این سامانه پشتیبانی و اعتبار بخشیدن به کسب و کار خود، به زودی شاهد افزایش فروش و رونق هر چه بیشتر کسب و کارتان باشید. تیم آکادمی آماده‌ی راهنمایی و کمک به شما در این زمینه هستند.
