
چگونه یک نرم افزار CRM میتواند رشد کسب و کار شما را متحول کند؟
روزی به ملاقات یکی از دوستانم که مدیر یک شرکت مرتبط با حوزه ساختمان بود رفتم و ساعتی را با او گذراندم. در آن ساعت جز چند جمله بین ما رد و بدل نشد و دوستم به گونهای مشغول سر و سامان دادن به کارها بود که پس از ترک آنجا تا شب سردرد داشتم. با خود گفتم او چگونه این روزهای کاری پرتشویش را سپری میکند؟ وقتی پای درد دلش نشستم متوجه شدم او خودش را هر روز با قرص سرپا نگه میدارد و به خاطر استرس زیاد دچار مشکل قلبی شده است.
در آن یک ساعتی که آنجا بودم متوجه شدم او مجبور است شخصا روی وظایف و کارهای محوله به کارمندانش نظارت کند، هم کارمندانش را در طول کار راهنمایی کند و هم پاسخ مشتریان پرشمار را پای تلفن بدهد. به خاطر مشغلههای زیاد، بسیاری کارها از قلم میافتد، تاخیر رخ میدهد و همه اینها باعث شده شرایط کار پر از استرس و بینظمی باشد.
اکثر کارها در این شرکت به شکل سنتی انجام میشد. تکنسینها برگههای سرویس را پر میکنند و اطلاعات هم به شکل کاغذی و هم روی اکسل وارد میشد و البته یک نرم افزار حسابداری هم بود که حسابدار شرکت با آن کار میکرد. به او پیشنهاد دادم از نرم افزار CRM استفاده کند و او پرسید این نرمافزار چه کارهایی انجام میدهد. روش کار را برایش شرح دادم و توضیح دادم که چگونه میتواند به کارها نظم ببخشد، حجم کاری خود و کارمندانش را کمتر کند، میزان تاخیرها و بدقولیها را کاهش دهد، مشتریان را راضیتر نگاه دارد و استرس و فشار کاری روزانهاش را از بین ببرد.
پس از آن، طی یک ماه، یک سیستم CRM اختصاصی برای او راهاندازی کردیم و بر اساس روندهای کاری شرکت آن را توسعه دادیم و نحوه کار با نرمافزار را طی چند جلسه کوتاه به کارمندان آموزش دادیم و اکنون یک سال است که او و همکارانش از این نرمافزار استفاده میکنند و دیگر بدون آن، نمیتوانند سر کنند. و من خوشحالم از اینکه آرامش را به زندگی شغلی دوستم بازگرداندم و او اکنون استرس بسیار کمتری را در محل کارش تجربه میکند چرا که میداند کارها به درستی پیش میرود، گزارش روزانه از فعالیتها را مشاهده میکند و وظایف او و همکارانش در زمان درست از طریق سیستم به آنها یادآوری میشود و بسیاری از کارها – مثل ارتباطات با مشتریان – به شکل اتوماتیک انجام میگیرد.
او و همکارانش اگرچه در ابتدا برای کار و یادگیری نرمافزار جدید کمی مقاومت میکردند اما اکنون راضی هستند و حتی مشتریانشان نیز رضایت بیشتری از کار آنها دارند چرا که بدقولیها کم شده، کارها به موقع انجام میشود و مهمتر از همه آنکه، مشتریان اکنون در جریان جزء به جزء کارها هستند و از روند انجام کارها مطلع میشوند.
معرفی CRM پرفکس
حالا در این مطلب میخواهم نرمافزار CRM را به شما هم معرفی کنم و اموری که به وسیله آن میتوانید انجام دهید و مزایایی که برای کسب و کارتان خواهد داشت را تشریح کنم. اگر میخواهید کسب و کارتان را رونق دهید، به آن نظم ببخشید، استرس و بینظمی و حجم کار روزانه را کاهش دهید، مشتریانتان را راضی نگه دارید و به طور کل رونق کسب و کارتان، میزان مشتریان جدید و بازگشتی و در نهایت درآمدتان را افزایش دهید تا پایان این مقاله همراه من باشید.
مزایای پرفکس نسبت به CRMهای دیگر
شما اگر از هر نرمافزار CRM استفاده کنید بخشهایی از این مزایا را تجربه خواهید کرد، اما نرمافزاری که ما بر پایه آن، سیستم کسب و کارها را متحول میکنیم و در این مطلب از آن سخن خواهیم گفت، اسکریپت CRM پرفکس است. شما با هر نرمافزار CRM میتوانید این کارها را انجام دهید:
- مدیریت و نظم بخشیدن به پروژهها، وظایف و کارهای روزانه
- مدیریت ارتباط با مشتریان
- ارتباط میان همکاران
- اتوماسیون فرآیندهای کاری
- و برخی امکانات اختصاصی که هر نرمافزار CRM خاص ممکن است ارایه دهد
اما پرفکس، علاوه بر اینکه تمام امکاناتی که شما در نرمافزارهای مختلف میتوانید از آن بهرهمند شوید را میتواند در اختیارتان قرار دهد، مزایای بیشتری نسبت به سایر پلتفرمهای CRM به شما هدیه میدهد. مثلا:
- نیازی نیست برای سرویس CRM خود ماهیانه پرداخت انجام دهید. یک بار هزینه میکنید و تمام.
- نرمافزارهای CRM، امکانات عمومی را در اختیار شما قرار میدهند و بر اساس روند کاری مختص شرکت شما طراحی نشدهاند. برای آنکه یک نرم افزار مختص کسب و کارتان داشته باشید بدیهی است باید هزینههای گزافی برای برنامهنویسی بپردازید. البته پرفکس هم این محدودیت را دارد و به شکل عمومی طراحی شده، اما پرفکسی که ما ارایه میدهیم این امکان را دارد که قابلیتهای اختصاصی بر اساس کسب و کار شما را نیز اضافه کند. در ادامه توضیح میدهم که چگونه.
- سرویسهای CRM فقط یک پنل کاربری با امکاناتی که از قبل تنظیم شده در اختیارتان قرار میدهند. اما با پرفکس، کل سیستم در اختیار شماست. روی هاست شخصی شما نصب میشود. امکاناتی که نیاز دارید را میتوانید به آن اضافه کنید و امکاناتی که نیاز ندارید را حذف کنید. مدیریت و کنترل همه چیز در اختیار شماست
- اطلاعات شما با پرفکس، در دیتابیس اختصاصی شما ذخیره میشود نه دیتابیس دیگران. هیچ فرد یا شرکت ثالث، به اطلاعات شما دسترسی نخواهد داشت (عنصر محرمانگی اطلاعات)
- خب بدیهی است وقتی همه چیز تحت اختیار و کنترل شماست، امنیت بیشتری هم در اختیار داشته باشید
- هر زمان که نیاز داشته باشید – به مدد ماژولهای پرفکس – میتوانید امکانات جدید به سیستم اضافه کنید در حالی که سرویسهای دیگر چنین امکانی در اختیارتان قرار نمیدهند
- و امکانات شخصیسازی زیادی در اختیار شماست. شما میتوانید ظاهر رابط کاربری، داشبورد، منوها و همه چیز را مطابق سلیقه و نیاز برند خود شخصیسازی کنید. امکانی که در سرویسهای دیگر وجود ندارد
پرفکس فرشمی
اینها برخی از مزایای پرفکس نسبت به سرویسهای دیگر CRM است. توجه داشته باشید مجموع این مزایایی که گفته شد تنها در پکیج سی آر ام سایت فرشمی در اختیارتان قرار میگیرد. به عبارت دیگر:
- بسیاری از ماژولها و قابلیتها، به صورت اختصاصی توسط تیم فنی فرشمی برای پرفکس – جهت بهرهمندی کسب و کارهای داخل ایران – طراحی شده است و این امکانات را در اسکریپت پرفکس فروشگاههای دیگر نخواهید یافت
- همچنین تنها در همین پکیج است که شما میتوانید امکانات اختصاصی بر اساس نیاز کسب و کار خود سفارش دهید تا نرمافزار دقیقا بر اساس روندهای کاری و نیازهای کسب و کار شما عمل کند. اگر نیازی به موارد اختصاصی و شخصیسازی سیستم نداشته باشید، میتوانید تنها خود نرمافزار و ماژولهای آن را تهیه کرده و از آن استفاده کنید. البته هر زمان که نیاز به شخصیسازی داشتید میتوانید سفارش ثبت کنید تا موارد اختصاصی برای شما طراحی شود.
آشنایی با قابلیتهای پرفکس
برای اینکه آشنایی بیشتری با نرمافزار و این سیستم CRM و قابلیتهایی که در اختیارتان قرار میدهد پیدا کنید، در ابتدا به معرفی امکانات اصلی و پیشفرض پرفکس و ماژولهای آن میپردازیم و بعد از آن هم به ماژولهای اختصاصی ساخت فرشمی و امکانات اختصاصی بیشتری که میتوانید برای کسب و کارتان طراحی کنید خواهم پرداخت.
نرمافزار پرفکس به سادگی بر روی هاست شما نصب میشود. تنها کافی است یک دامنه و یک هاست (میزبان) در اختیار داشته باشید. اگر در حال حاضر سایت دارید میتوانید پورتال CRM خود را روی ساب دامین سایتتان نیز نصب کنید. مثلا در آدرس portal.yoursite.com که yoursite.com نام دامنه سایت شماست. البته در پکیج CRM فرشمی یک هاست رایگان هم ارایه میشود که میتوانید از آن استفاده کنید. برای پورتال سی آر ام نیاز به هاست قوی ندارید و بنابراین لازم نیست هزینه زیادی کنید.

مدیریت تیم، پروژه ها و وظایف
یکی از قابلیتهای مهم اسکریپت پرفکس این است که میتوانید پروژههای خود را در آن وارد کرده و وظایف هر پروژه را برنامهریزی کنید. مثلا پروژه نصب سیستم امنیتی برای ساختمان هستی را به عنوان پروژه وارد میکنید و در ذیل آن وظایفی مثل خرید تجهیزات، نصب دوربین شماره یک و … را ایحاد میکنید و هر وظیفه را به کارمند مورد نظر واگذار میکنید. مثلا خرید تجهیزات به کارمند مسئول خرید و نصب دوربین به کارمند نصاب واگذار میشود.
بدین ترتیب شما اطلاعات مربوط به اعضای کارکنان خود، مشتریان، پروژه ها و وظایف را وارد سیستم میکنید و از این طریق تمام پروژههای خود را مدیریت میکنید. میتوانید تنظیم کنید زمانی که یکی از کارکنان باید یک وظیفه را شروع کند، به طور خودکار به او پیامک ارسال شود یا یک هشدار در اپلیکیشن برایش نمایش داده شود و همچنین وقتی یکی از کارها انجام شد برای مشتری نیز پیامک ارسال شود.
البته مشتری هر زمان میتواند با ورود به پنل اختصاصی خود، در جریان کارهایی که انجام شده (و شما تنظیم کردهاید مشتریان بتوانند ببینند) قرار گیرد.
اتوماسیون فرآیندهای کاری
یکی از ماژولهای اختصاصی که برای شرکت دوستم راهاندازی کردم سیستم اتوماسیون برای پروژهها بود. یکی از چالشهای آنها این بود که مثلا هر پروژه نصب آسانسور در چند فاز اجرا میشد و هر فاز شامل چندین تسک/وظیفه و مرحله بود و آنها میبایست برای هر پروژه، تمام این وظایف را ایجاد کنند. وقت منشی دفتر آنها که وظیفه هماهنگی این امور را به عهده داشت، تغییر کرد، مدت زیادی نیاز بود تا بتواند به تمام این مراحل مسلط شود.
به کمک این ماژول، ما برای هر پروژه و فازهای مختلف آن، وظایف پیشفرض را تنظیم و ایجاد کردیم. بدین ترتیب هر بار که یک پروژه نصب آسانسور ایجاد میشود فقط کافی بود فاز/استیج اجرای آن انتخاب شود. آن وقت سیستم به طور خودکار تمام وظایف مربوط به آن فاز را ایجاد میکرد. بدین ترتیب یک حجم عظیم کار کاهش مییافت. وظایف به مسئولان مربوطه واگذار میشد و حتی این امکان وجود دارد که پس از تکمیل یک وظیفه، وظیفه بعدی به صورت خودکار استارت بخورد.
حتما میتوانید حدس بزنید که این اتوماسیون فرآیندهای کاری، تا چه حد میتواند به نظم بخشیدن و کاهش حجم کار روتین کمک کند.
سیستم ارتباط داخلی
پرفکس یک پیامرسان دارد (به شکل ماژول مجزا) که امکان ارتباط میان کارکنان شرکت با هم و حتی با مشتریان را فراهم کند. بدین ترتیب برای آنکه همکاران با یکدیگر چت کنند نیازی به اپلیکیشن دیگر ندارند و به کمک این چت داخلی علاوه بر گفتگو میتوانند فایل و یا ویس نیز ارسال کنند. امکان چت گروهی نیز وجود دارد.

ورود و خروج و مرخصی کارمندان
اگر میخواهید ساعات ورود و خروج کارمندان خود را مدیریت کنید، با پرفکس این امکان را دارید. کارمندان میتوانند به محض ورود به محل کار، دکمه ورود را بزنند و در هنگام خروج نیز دکمه خروج را بزنند. رکورهای حضور و ساعات کاری آنها در سیستم ثبت میشود و بدین ترتیب شما میتوانید ساعات کاری کارمندان در طول ماه را در گزارشات جدول زمانی مشاهده کنید. حتی برای همکاران دورکار نیز به این صورت میتوانید ساعات کاری را مدیریت کنید.
علاوه بر این، امکان مدیریت مرخصیها، ثبت انواع مرخصی و مدیریت کامل کارمندان در سیستم وجود دارد
اتوماسیون بازاریابی و تبدیل لید به مشتری
شما میتوانید کانالهای بازاریابی مختلفی از جمله، ایمیل، پیامک و .. ایجاد کنید و کمپینهای مختلفی را برنامهریزی کنید. با توجه به دیتابیس مشتریانتان که از طریق سایت و پورتال CRM شما به دست میآید و البته مکانیزمهای مختلف دیگری که برای دریافت لید وجود دارد، میتوانید در مناسبتها و رویدادهای مختلف، کمپینهای ایمیلی و پیامکی ران کنید.
شما میتوانید از واسطههای مختلفی مثل شبکههای اجتماعی، فرمها، تبلیغات و .. لید ایجاد کنید. میتوانید فرم ایجاد کنید و آن را در سایتتان و یا هر جای دیگری درج کنید و لیدهایی که از این طریق ایجاد میشوند را مدیریت کنید. پرفکس، امکانات پیشرفته متعددی برای مدیریت لیدها و تبدیل آنها به مشتری در اختیار شما قرار میدهد.
انبارداری
به کمک این ماژول شما میتوانید سیستم انبارداری برای یک انبار یا انبارهای متعدد را در اختیار داشته باشید و کالاها و موجودی انبار خود را از این طریق مدیریت کنید. سیستم انبار شما به سایر ماژولهای CRM از جمله خرید و فروش متصل میشود و تمام امور کسب و کار خود را به صورت یکپارچه میتوانید مدیریت کنید
مدیریت سرویسها و خدمات
یکی از ماژولهای اختصاصی جذابی که توسط تیم فرشمی توسعه داده شده ماژول اختصاصی سرویس است. به کمک این ماژول شما میتوانید تمام خدمات خود را مدیریت کنید. شما هر سه متد درآمدزایی (فروش کالا، انجام پروژه و فروش سرویس) را در پرفکس میتوانید مدیریت کنید. به کمک این مازول میتوانید انواع مختلف سرویس (عادی، دورهای) ایجاد کنید، برای سرویسها قرارداد ثبت کنید و همچنین امکان سفارش هر سرویس به صورت مجزا نیز فراهم است.
ماژول سرویس، طیف گستردهای از کسب و کارهای خدماتی را پشتیبانی میکند. شما با توجه به نیاز خود میتوانید سیستم را تنظیم کنید. مثلا اگر سرویس ماهیانه تعمیر و نگهداری ارایه میدهید میتوانید یک قرارداد با مشتری مورد نظر ثبت کنید (امکان امضای مشتری، ارسال قرارداد، اطلاعرسانی و تمام امکانات مدیریتی برای قرارداد فراهم است)، و برای هر ماه نیز یک سفارش سرویس ایجاد کنید. حتی امکان ایجاد خودکار سفارشات ماهیانه وجود دارد به صورتی که هنگام ثبت قرارداد یک ساله، ۱۲ سفارش سرویس ماهیانه به طور خودکار ایجاد شود.
این سرویسها در تقویم پرفکس نیز نمایش داده میشود.
قرارداد، فاکتور، استعلام
امور مالی و حسابداری نیز به طور کامل در سیستم پشتیبانی میشود. شما میتوانید قراردادهای خود را داخل سیستم ثبت کنید. آنها را برای مشتری ارسال کنید. به مشتری از طریق ایمیل و پیامک اطلاعرسانی کنید. مشتری از داخل پنل خود آن را امضا کند. امکان خروجی گرفتن و چاپ قراردادها نیز وجود دارد.
برای فاکتور، پیشفاکتور، استعلام و .. نیز تمام این امکانات فراهم است. شما میتوانید آیتمهای مختلف (محصول، سرویس) به راحتی ایجاد کرده و در داخل فاکتورها وارد کنید. تمام امکانات ذکر شده برای قرارداد، اینجا نیز وجود دارد. مشتری میتواند فرم استعلام قیمت را برای شما ارسال کند. شما استعلام قیمت را به شکل پیشفاکتور برای مشتری ارسال کنید و در صورت تایید مشتری، شما میتوانید همان استعلام را تبدیل به پروژه کنید.
تقویم رویدادها و وظایف
پرفکس دارای یک تقویم است که تمامی کارها و رویدادها در داخل آن نمایش داده میشود. از وظایف و پروژه ها گرفته تا سرویسها و رویدادها. شما به راحتی با کلیک بر روی هر روز در تقویم میتوانید یک رویداد جدید ایجاد کنید. بدین ترتیب هر روز میتوانید با مراجعه به تقویم در جریان کارهای آن روز قرار بگیرید.

پیگیری کارها، یادآوری و برنامهریزی
یکی دیگر از ماژولهای اختصاصی که برای دوستم راهاندازی کردیم یک سیستم برای پیگیری کارها بود. همان چیزی که باعث شده بود نظم کارها مختل شده و عدم هماهنگیها و تاخیرها رخ دهد. به کمک سیستم پیگیری کارها، دیگر هیچ کاری از قلم نمیافتد. شما میتوانید کارهای روزانه که انجام میشود را در این قسمت وارد کنید. کارهایی که ناتمام مانده و نیاز به پیگیری دارد مشخص میشود. مثلا با مشتری تماس گرفته شد اما او پاسخگو نبود. فلان کالا میبایستی خریداری شود اما به دلایلی انجام نشد و فردا باید دوباره پیگیری شود.
بدین ترتیب، نیاز به پیگیری مجدد را تیک میزنید و یک تاریخ و زمان برای پیگیری مجدد تعیین میکنید. در آن زمان، از طریق آلارم، پیامک و یا ایمیل به شما هشدار و یادآوری ارسال میشود که میبایست آن کار را پیگیری کنید. تمام کارمندان میتوانند بدین ترتیب کارهای خود را برنامهریزی کنند و حتی امکان ارجاع پیگیری به کارمند دیگر نیز وجود دارد. وقتی یک کار کاملا انجام شد به وضعیت تکمیل شده درمیآید.

گزارشات تماس
حتی به صورت اختصاصی به کمک این ماژول، میتوانید رکورد کامل تماسهای خود را نیز ثبت کنید. برای برخی از کسب و کارها که به طور روزانه، تماسهای زیادی با مخاطبان و مشتریان صورت میگیرد این ماژول بسیار حیاتی است و میتوانید نتیجه و گزارش هر کدام از تماسها را وارد کرده تا مدیریت آنها آسان شود
امکان تنظیم نقشها
شما میتوانید برای هر بخش ار سازمان خود و کارمندان آن، نقش مجزا با دسترسی متفاوت تعریف کنید. از منشی و حسابدار گرفته تا تکنسین و مدیر. شما میتوانید هر دسترسی خاصی که لازم میدانید را برای هر نقش یا هر کارمند خاص فراهم کنید تا فقط به همان بخشهای سیستم دسترسی داشته باشد
لجستیک و حمل و نقل
به کمک این ماژول میتوانید تمام امور مربوط به حمل و نقل و لجستیک را مدیریت کنید. اگر کسب و کار شما، دارای بخش لجستیک است این ماژول بسیار برایتان مفید خواهد بود
ماژول حسابداری
اگر میخواهید یک سیستم پیشرفته حسابداری، علاوه بر موارد بیسیک که ذکر کردیم در CRM خود داشته باشید میتوانید از این ماژول استفاده کنید. بدین ترتیب میتوانید تمام امور کسب و کار خود را به شکل یکپارچه انجام دهید و سیستم حسابداری شما به سایر ماژولهای کاری شما مرتبط خواهد بود
استخدام و منابع انسانی
یکی دیگر از جذابیتهای پرفکس این است که شما امور مربوط به منابع انسانی شرکت را نیز میتوانید با این نرمافزار انجام دهید. به کمک این ماژول میتوانید مدیریت استخدام و منابع انسانی، عایلهمندی، حقوق و مزایا و … را انجام دهید.
هوش مصنوعی
بله امروزه دیگر در هیچ سرویس مدرنی نمیتوانیم جایی برای هوش مصنوعی در نظر نگیریم. از امکان چت با روبات هوش مصنوعی تا تولید تصویر و پاسخگویی خودکار به تیکتها و … در این سیستم وجود دارد. شما میتوانید پا را از این فراتر نموده و برخی امور کاریتان مثل گزارشات و چکیده پروژهها، روند انجام وظایف و گزارشات مالی خود را از هوش مصنوعی جویا شوید و حتی در زمینه برگزاری کمپینهای موفقتر و یافتن نقاط ضعف فعلی از او کمک بگیرید.
پشتیبانی تیکتی
یک سیستم پشتیبانی تیکتی قدرتمند نیز در اختیار شماست
مدیریت اسناد
یک ماژول اختصاصی برای مدیریت فایلها و اسناد. امکانات بسیار پیشرفتهای در اختیار شماست که مناسب کسب و کارهایی است که با پروندهها و اسناد سر و کار دارند. امکان قفلگذاری روی اسناد، اشتراکگذاری و همچنین ثبت سوابق نسخههای فایلها از جمله قابلیتهای جذاب این ماژول است. شما میتوانید فولدرهای مختلفی ایجاد کرده (مثلا برای هر مشتری یک پوشه ایجاد کنید) و اسناد مربوطه را داخل آن قرار دهید. این اسناد همه جا در اختیار شماست مانند یک درایو ابری.
مدیریت کارگاهها، تجهیزات و …
باشگاه مشتریان
امکان ایجاد باشگاه مشتریان، برنامههای وفاداری، کارتهای هدیه و .. از قابلیتهای این ماژول است
گزارشات پیشرفته
و امکانات اختصاصی
بخشی از قابلیتهای پرفکس و ماژولهای آن را شرح دادیم. همان طور که گفتم در راهاندازی CRM برای شرکت دوستم، بخشی از قابلیتها را به طور اختصاصی برای آنها توسعه دادیم چون میبایست بر اساس روند کاری آنها انجام میشد و به واسطه ماژولهای فعلی پرفکس قابل اجرا نبود. مثلا آنها میخواستند سرویسکارانشان از طریق موبایل به شکل اپلیکیشن به پورتال دسترسی داشته باشند و فقط بخشهای مربوط به خودشان را مشاهده کنند. ما وب اپلیکیشن برای پورتال آنها راهاندازی کردیم تا در هر دستگاهی به شکل اپلیکیشن قابل اجرا باشد.
شما هم میتوانید برای سیستماتیک کردن کارهایتان و ایجاد نظم و ارتقای بهرهوری، یک سیستم اختصاصی ایجاد کنید. به کمک پرفکس و بدون نیاز به هزینههای گزاف، هر روند دلخواه را میتوان به واسطه شخصیسازی در این سیستم ایجاد کرد و از امکانات CRM برای قدرت بخشیدن به کسب و کار و آسان کردن کار کارکنان استفاده کرد. آمارها نشان میدهند استفاده از CRM در حفظ مشتریان قدیمی و جذب مشتریان جدید و راضی نگه داشتن آنها بسیار موثر است و اعتماد آنها و اعتبار برند شما را به شکل قابل توجهی افزایش میدهد.





