مدیریت، فروش و سازماندهی سرویس‌ها و خدمات – آموزش اسکریپت پرفکس ۴
اسکریپت پرفکس به مدد ساختار قدرتمند ماژولار خود و همچنین ماژول‌های فراوانی که توسط تیم‌های مختلف برای آن توسعه یافته اکنون به یک نرم‌افزار جامع مدیریتی و CRM تبدیل شده که از منظر قدرت، جامعیت، کارآیی و محبوبیت تنها با وردپرس قابل قیاس است. کارهایی که تا پیش از این با هیچ نرم‌افزار آماده‌ای قابل انجام نبود و مجبور بودید با پرداخت هزینه‌های گزاف برای کسب و کار خود از برنامه‌نویسان برای انجامش کمک بگیرید اکنون با Perfex و ماژول‌هایش قابل انجام است. یکی از این کارها، مدیریت و فروش سرویس و خدمات است.
برای کنترل، سازماندهی و مدیریت سرویس‌ها، هیچ نرم افزار جامعی وجود ندارد. مثلا اگر بخواهید با وردپرس، یک سایت و سیستم فروش سرویس راه‌اندازی کنید به کمک افزونه Woo Sell Service می‌توانید این کار را انجام دهید. به کمک این افزونه می‌توانید خدمات خود را در قالب محصول/سرویس تعریف کرده و امکان خرید آن را مانند هر محصول عادی فراهم کنید. تنها تفاوت آن با محصول عادی این است که پس از خرید سرویس، مشتری می‌توانید از طریق پنل اختصاصی سرویس، با خدمات دهنده در ارتباط باشد و مانند سایت‌های فریلنسینگ امکان ارسال فایل نهایی از طریق این پل ارتباطی وجود دارد.
اما قابلیت‌های این افزونه برای شرکت‌های خدماتی محدود است. تصور کنید شما یک شرکت تعمیرات کامپیوتر یا موبایل هستید و یا خدمات ساختمانی مانند نصب آسانسور یا سیستم‌های ایمنی ارایه می‌دهید. برای مدیریت جامع سرویس‌ها در کنار ارتباط با مشتریام، نیاز به یک نرم افزار جامع‌تری نسبت به یک افزونه وردپرس دارید. شما باید بتوانید قرارداد یا فاکتور سفارش سرویس ایجاد کنید، زمان‌بندی سرویس‌ها و مدیریت تکنسین‌های خود را انجام دهید و مثلا برای سرویس‌های دوره‌ای نیاز به یک سیستمی دارید که به کمک اتوماسیون، کار شما را آسان‌تر کند.
باز هم اسکریپت پرفکس راهگشای شما خواهد بود. به کمک ماژول اختصاصی مدیریت سرویس‌ها که توسط فرشمی ارایه شده، شما می‌توانید تعمیرگاه خود را مدیریت کنید. توجه داشته باشید ماژول مدیریت سرویس ارایه شده در فرشمی با ماژول خارجی مدیریت سرویس متفاوت است و این ماژول توسط تیم فرشمی توسعه داده شده و دارای قابلیت‌های اضافی و فراوانی است.
از جمله کارهایی که با ماژول مدیریت سرویس پرفکس می‌توانید انجام دهید:
- تعریف انواع سرویس‌های عادی و دوره‌ای (خدمات تعمیرات، خدمات سرویس و نگهداری ماهانه، هفتگی، یک ماه در میان و …)
- تعریف انواع پلن‌های قیمتی برای سرویس‌ها
- ایجاد قرارداد برای هر سرویس (پشتیبانی از قراردادهای دوره‌ای برای سرویس‌های دوره‌ای)
- امکان تنظیم سفارش برای هر سرویس اجرا شده
- امکان ایجاد خودکار سفارشات سرویس برای قراردادهای دوره‌ای
- نمایش سفارشات سرویس بر روی تقویم شمسی
- امکان مشاهده و تمایز میان سرویس‌های انجام شده و سرویس‌های آینده
- تعیین مجری سرویس (تکنسین)
- اطلاع‌رسانی به مشتریان درباره سفارشات سرویس ها
- و ده‌ها قابلیت دیگر
نحوه استفاده از ماژول مدیریت سرویس
از این ماژول می‌توانید برای مدیریت سرویس در کسب و کارهای مختلفی بهره‌مند شوید از جمله:
- تعمیرگاه موبایل، کامپیوتر، لوازم خانگی و ..
- ارایه سرویس‌های تعمیر و نگهداری
- خدمات ساختمانی
- سرویس‌های نصب و راه‌اندازی، پشتیبانی، تعمیرات و …
- سرویس خدمات آسانسور
- خدمات ایمنی برای ساختمان‌ها، شرکت‌ها و ارگان‌ها
- خدمات طراحی سایت، سئو، مارکتینگ و …
ماژول مدیریت سرویس پیشرفته به صورت اختصاصی در فرشمی ارایه شده است.
حال به سراغ نصب و راه‌اندازی ماژول می‌رویم و به صورت نمونه برای کارهای متفاوتی نحوه تنظیم آن را آموزش می‌دهیم. ماژول را به سادگی در پرفکس از بخش ماژول‌ها نصب و فعال کنید.
حال گزینه خدمات به منوهای اسکریپت شما اضافه می‌شود.
در ابتدا باید سرویس‌های تان را تعریف کنید. بنابراین به بخش سرویس‌ها می‌روید و روی افزودن کلیک می‌کنید
بر اساس نوع سرویس میان سرویس عادی و دوره‌ای روی دکمه مورد نظر برای افزودن سرویس کلیک می‌کنید.
برای سرویس دوره‌ای شما می‌توانید تناوب زمانی تکرار سرویس را نیز تعیین کنید. مثلا هر ماه یک بار، هر دو هفته یک بار و …
شما از بخش طرح‌های صورتحساب می‌توانید پلن قیمت مربوط به سرویس را وارد کنید. برای این کار لازم است قبلا پلن‌های قیمت خود را تعریف کرده باشید. برای انجام این کار نیز باید از بخش خدمات -> تنظیمات -> واحدهای طرح صورتحساب، یک پلن جدید اضافه کنید.
پس از آن‌که پلن قیمتی را انتخاب کردید سرویس را ذخیره می‌کنید و بدین ترتیب سرویس شما ایجاد شده است.
بدین ترتیب شما می‌توانید تمام سرویس‌های کسب و کار خود را ایجاد و تنظیم کنید. مواردی مثل سرویس پشتیبانی ماهانه، سرویس تعمیرات موبایل – سرویس تعمیرات لپتاپ، سرویس تعمیر و نگهداری آسانسور، خدمات نظافت هفتگی منزل و …
سرویس‌های شما در پورتال شما به مشتریان نمایش داده خواهد شد. مشتریان در پیشخوان کاربری خود می‌توانند سفارش سرویس خود را ثبت و یا حتی پرداخت کنند.
بنابراین اگر بخواهید می‌توانید سرویس‌های خود را در فرانت اند پورتال شرکت‌تان نمایش دهید تا مشتریان نیز بتوانند به طور خودکار سفارش ثبت کنند و از طریق پنل خود آن را مدیریت کنند
ثبت قرارداد و سفارشات سرویس در پرفکس
اما حالا به وضعیت معمول برگردیم. یعنی یک مشتری به شما مراجعه می‌کند و می‌خواهید با او قرارداد برای سرویس ببندید و مدیریت آن را به نرم افزار خود بسپارید. در اینجا نیز کافی است از بخش قراردادها یک قرارداد جدید ایجاد کنید. برای قرارداد عادی روی قرارداد جدید و برای قراداده دوره‌ای هم روی قرارداد دوره‌ای کلیک می‌کنید. ما به عنوان نمونه قراداد دوره‌ای را توضیح می‌دهیم
در اینجا می‌بایست نام مشتری را از میان مشتریانی که در سیستم ثبت کرده‌اید انتخاب کرده‌اید. برای مشتری جدید باید از بخش مشتریان یک مشتری ایجاد کنید تا بتوانید آن را از این بخش انتخاب کنید.
سپس نام یا موضوع قرارداد و مبلغ آن را وارد کنید. حال در بخش سرویس دوره‌ای، سرویس مورد نظر را انتخاب کنید. مثلا سرویس هفتگی خدمات. در اینجا گزینه‌ای وجود دارد برای ایجاد اتوماتیک سفارشات می‌توانید این گزینه را تیک بزنید. با تیک خوردن این گزینه سفارشات سرویس به طور خودکار ایجاد می‌شود. مثلا اگر شما یک سرویس ماهانه انتخاب کنید و قرارداد شما یک ساله باشد از تاریخ ۱۴/۳/۱۴۰۳ تا ۱۴/۲/۱۴۰۴. آن وقت سفارشات ماهانه از تاریخ ۱۴/۳ در هر ماه در تاریخ‌های ۱۴/۳ – ۱۴/۴ – ۱۴/۵ …. به صورت خودکار ایجاد می‌شود. این سرویس‌ها در تقویم نمایش داده می‌شود و بنابراین شما به راحتی می‌توانید زمان انجام خدمات دوره‌ای خود را مدیریت کنید.
جالب این جاست که شما امکان ایجاد فیلدهای سفارشی برای قراردادها و یا سفارشات سرویس را نیز دارید. هر اطلاعات اضافی که نیاز باشد را به کمک فیلدهای سفارشی می‌توانید به فرم قرارداد یا سفارش اضافه کنید. مثلا تصور کنید مجری سرویس یا تکنسینی که در قرارداد تعیین کرده‌اید (که به طور خودکار در هر سفارش سرویس تولید شده وارد می‌شود) در یکی از ماه‌ها نتواند مراجعه کنید و به جای او کس دیگری سرویس را انجام داده باشد. یا حتی تاریخ واقعی انجام سرویس پس و پیش شود. شما می‌توانید در فرم سفارش سرویس فیلدهایی مثل سرویس‌کار مراجعه کننده یا تاریخ واقعی اجرای سرویس را اضافه کنید تا بتوانید این مقادیر را در صورت لزوم برای سفارشات خاص وارد کنید.
فیلدهای سفارشی در فرم سفارش سرویس
وقتی تاریخ شروع و پایان قرارداد را تعیین کنید پس از ذخیره قراداد، سفارشات سرویس به طور خودکار ایجاد می‌شوند (در صورت فعال بودن تیک ایجاد اتوماتیک سفارشات)
شما با مراجعه به بخش سفارشات، می‌توانید سفارشات ایجاد شده را ویرایش کرده و یا سفارش جدید ایجاد کنید.
همچنین با مراجعه به تقویم (ابزارها -> تقویم) می‌توانید با کلیک بر روی دکمه فیلتر و انتخاب سفارشات سرویس، فقط سفارشات سرویس را روی تقویم مراجعه کنید تا بتوانید سرویس‌های پیش رو را مشاهده و برنامه‌ریزی و مدیریت کنید.
به کمک این ماژول می‌توانید گزارشات مربوط به سرویس‌های انجام شده توسط شرکت، میزان فعالیت تکنسین‌ها، سرویس‌های پیش رو و مبالغ دریافتی و فاکتورها را دریافت کنید.
اگر از ماژول پیامک پرفکس و همچنین ماژول درگاه پیامک آی پی پنل استفاده کنید می‌توانید در هنگام ثبت قرارداد و یا سفارشات سرویس برای مشتری پیامک بفرستید.
مانند قراردادهای پرفکس شما برای قرادادهای سرویس هم امکان ارسال و اخذ امضا از مشتری را خواهید داشت و همچنین می‌توانید قراردادها را در وضعیت‌های امضا شده یا امضا نشده قرار دهید. برای سرویس‌ها نیز امکان تنظیم وضعیت‌های گوناگون وجود دارد. تنها در صورتی که وضعیت سفارش به تایید شده و کامل شده درآید، فاکتور برای آن تولید می‌شود و در بخش فاکتورها نمایش داده می‌شود.
