آموزش نحوه ایجاد و مدیریت مشتریان در اسکریپت CRM پرفکس | آموزش جامع Perfex بخش اول

16 اسفند 1403 16 اسفند 1403

افزودن مشتریان به پرفکس

به پیشخوان بروید و بر روی گزینه مشتریان کلیک کنید و سپس روی دکمه مشتری جدید کلیک کنید

مجوزها – این مشتری چه مجوزی در پورتال مشتریان خواهد داشت. به عنوان مثال، اگر سیستم پشتیبانی را تغییر دهید، مشتری نمی تواند از سیستم پشتیبانی استفاده کند. در حالی که در سیستم پایپ ایمیل قادر به استفاده از آن خواهد بود.
صورتحساب و حمل و نقل – این اطلاعات برای فاکتورها / برآوردها استفاده می‌شود. اگر مشتری شما آدرس حمل و نقل متفاوتی برای فاکتور دارد، باید فیلدهای حمل و نقل را نیز پر کنید که هنگام ایجاد فاکتور جدید نیز به صورت خودکار درج می شوند.
گزینه های پیشرفته – به عنوان گزینه های پیشرفته چندین فیلد فهرست شده است.
- گروه ها – مشتریان خود را به گروه دسته بندی کنید، پس از آن می توانید گزارش‌هایی را نیز بر اساس گروه‌ها ایجاد کنید و ببینید کدام گروه مشتریان با ارزش‌تری هستند.
- واحد پول – اگر این ارز، واحد پول پیش‌فرض سیستم نباشد، زمانی که تخمین/فاکتور را اضافه می‌کنید و مشتری را انتخاب می‌کنید، ارز با توجه به آنچه در این قسمت انتخاب شده است، به‌طور خودکار تغییر می‌کند. توجه : در صورت وجود تراکنش، نمی‌توانید ارز سفارشی را تغییر دهید .
- زبان – اگر چندین زبان دارید، می توانید به راحتی زبان مشتری را تغییر دهید. بنابراین هنگامی که مشتری وارد سیستم می‌شود و زبان دیگری را تنظیم می‌کند، سیستم پیش فرض همه چیز را بر اساس ترجمه شما برای این زبان ارایه می‌دهد.
- به طور پیش فرض تمام داده های PDF مشتری تولید شده از ناحیه مدیریت به زبان پیش‌فرض سیستم تولید می‌شود. اگر می‌خواهید به زبان مشتری تولید کنید، می‌توانید به راحتی به تنظیمات ->تنظیمات ->بومی‌سازی بروید و گزینه اسناد PDF مشتری خروجی را از ناحیه مدیریت به زبان مشتری روی بله تنظیم کنید.

تمام اطلاعات لازم را پر کنید و روی ذخیره کلیک کنید.
همچنین می‌توانید انتخاب کنید که آیا می‌خواهید الگوی ایمیل خوش‌آمدگویی به مشتری را که در منوی تنظیمات -> الگوهای ایمیل در بخش مشتریان پیکربندی شده است، ارسال کنید.

اکنون مشتری شما می تواند از آدرس اینترنتی www.yourdomain.com/clients/login در ناحیه مشتریان وارد شود.

می‌توانید مشتریان جدید را خیلی سریع از دکمه درج سریع در منوی داشبورد بالا سمت چپ اضافه کنید.

همچنین شما به عنوان ادمین می‌توانید به عنوان مشتری به پنل او وارد شوید. برای این کار کافی است از بخش مشتریان بر روی مشتری مورد نظر کلیک کنید. سپس بر روی آیکون کنار نام مشتری کلیک کتید و گزینه ورود به عنوان مشتری را کلیک کنید.

پس از این کار با یوزر مخاطب اصلی مشتری مورد نظر وارد پورتال مشتری می‌شوید.

مخاطب جدید برای مشتری

برای ایجاد مخاطب جدید مشتری، نمایه مشتری را در قسمت مدیریتی که می‌خواهید مخاطب ایجاد کنید باز کنید و سپس روی برگه مخاطبین کلیک کنید.

برای ایجاد مخاطب جدید مرتبط با این مشتری بر روی دکمه New Contact کلیک کنید .

نام – نام تماس
نام خانوادگی – نام خانوادگی تماس
موقعیت – موقعیت تماس در یک شرکت
ایمیل – کاربر برای ورود و دریافت ایمیل در Perfex CRM
تلفن – تلفن تماس
رمز عبور
مخاطب اصلی – علامت بزنید تا مخاطب اصلی باشد. اگر این اولین تماس باشد، این قسمت به صورت خودکار بررسی می شود و قابلیت غیرفعال کردن وجود ندارد.
ایمیل خوشامدگویی ارسال نکنید – بررسی کنید که آیا نمی خواهید ایمیل خوشامدگویی را برای این مخاطب ارسال کنید. این گزینه را می توان در Setup->Email Templates -> New Customer Added/Registered (Email Welcome) غیرفعال کرد.
اگر این الگوی ایمیل را غیرفعال کنید، اگر این قسمت علامت نخورده باشد، رویداد خوشامدگویی ارسال نخواهد شد.
ارسال ایمیل تعیین رمز عبور جدید – یک ایمیل با پیوندی برای تنظیم رمز عبور جدید برای مخاطب ارسال می شود.
لینک 48 ساعت معتبر خواهد بود.
مجوزها – مجوز تماس پیش‌فرض را می‌توان از Setup->Settings->Customers اختصاص داد. اگر مخاطب هیچ مجوزی نداشته باشد و موارد منو از ناحیه مشتریان نیز پنهان می‌شوند.

مجوزهای تماس را مطابق با نیازهای خود تنظیم کنید، مجوزها مشخص می کنند که مشتریان به چه ماژول هایی دسترسی خواهند داشت.

ایجاد دسترسی برای مخاطب

در Perfex CRM می‌توانید دسترسی‌ها را برای هر مخاطب مشتری پیکربندی کنید تا مطابق با نیازهای شما باشد، پنل مشتریان ویژگی‌های مختلفی را ارائه می‌دهد، اما اگر از ویژگی خاصی استفاده نمی‌کنید، می‌توانید دسترسی مخاطب را برای این ویژگی لغو کنید و این ویژگی در پنل مشتریان قابل مشاهده نخواهد بود.

تراکنش: اگر مخاطب دسترسی نداشته باشد، وقتی در داخل پنل مشتریان وارد شده باشد ، نمی تواند فاکتورها را ببیند.

با خیال راحت دسترسی‌ها را متناسب با نیازهای خود تنظیم کنید.

دسترسی‌های موجود در حال حاضر برای مخاطبین عبارتند از:

فاکتورها
برآوردها
قراردادها
پیشنهادات/پروپوزال ها
پشتیبان
پروژه ها

اعلان های ایمیل

برای هر مخاطب در Perfex CRM، می‌توانید اعلان‌های ایمیل جداگانه را پیکربندی کنید، به عنوان مثال اگر نمی‌خواهید مخاطب اطلاعیه‌های مربوط به فاکتورهای معوقه را دریافت کند، می‌توانید اعلان ایمیل را برای فاکتورها تغییر دهید. به خاطر داشته باشید که اگر مشتری فقط یک مخاطب داشته باشد و اعلان‌های ایمیل را برای این مخاطب تغییر داده باشید، هیچ ایمیلی برای هیچ یک از ویژگی‌های مرتبط ارسال نخواهد شد.

مثال دیگر، فرض کنید مشتری شما 5 مخاطب دارد و همه آنها به پروژه ها دسترسی دارند، اما شما می‌خواهید فقط یک مخاطب ایمیل‌های مربوط به پروژه را دریافت کند، در این صورت، دسترسی پروژه ها را به هر 5 مخاطب می‌دهید، اما فقط برای یک مخاطب گزینه اعلان های ایمیل مربوط به پروژه و وظایف را تیک می‌زنید، در این صورت، فقط این مخاطب ایمیل‌های مربوط به پروژه و فاکتورهای آن را دریافت می‌کند.

ویژگی اعلان‌های ایمیلی برای مخاطبین در پرفکس همچنین برای انتخاب مخاطبین خاص مثلا جهت ارسال بک فاکتور به مشتری نیز به کار می‌رود. اگر به قسمت فروش ->فاکتورها ->[فاکتور] بروید و روی نماد ایمیل کلیک کنید تا فاکتور برای مشتری ارسال شود، مخاطبینی که اعلان های ایمیل را برای فاکتور فعال کرده اند به طور خودکار در منوی کشویی انتخاب می‌شوند. به خاطر داشته باشید که اگر به صورت دستی مخاطبی را انتخاب کنید که اعلان ایمیل را فعال نکرده باشد، ایمیل برای تمام مخاطبان انتخابی ارسال می‌شود.

اعلان‌های ایمیل موجود در حال حاضر برای مخاطبین عبارتند از:

فاکتور
یادداشت اعتباری
تخمین/برآورد
تیکت
پروژه
قرارداد
وظیفه – فقط برای کارهای مرتبط با پروژه.

تعیین مدیر برای مشتریان

اگر نمی‌خواهید به کارمندان اجازه دهید تا بتوانند همه مشتریان را ببینند، می‌توانید عضوی از کارکنان را به‌عنوان مدیر به مشتری یا مشتریان خاص اختصاص دهید.

از قسمت مدیریت به پروفایل مشتری مورد نظر بروید و روی تب مدیرهای مشتری کلیک کنید .

بر روی دکمه اختصاص مدیر کلیک کنید و عضو یا اعضایی را که می خواهید به عنوان ادمین به این مشتری خاص اختصاص دهید را انتخاب کنید.

تغییرات را ذخیره کنید.

عضو/هایی که اختصاص داده اید می توانند اکنون این مشتری را به همراه آیتم منوی مشتری بدون داشتن مجوز برای مشاهده مشتریان ببینند.

ثبت نام مشتریان

می‌توانید ثبت نام مشتریان را از تنظیمات -> تنظیمات -> مشتریان -> اجازه ثبت نام به مشتریان را فعال یا غیرفعال کنید .

مشتریان شما می توانند در URL اصلی شما که در آن Perfex CRM نصب شده است ثبت نام کنند. yourdomain.com/crm/

اگر ثبت نام مشتری غیرفعال باشد، می توانید فقط مشتریانی را از ناحیه مدیریت اضافه کنید.

منوی کرکره‌ای برای زبان نشان‌دهنده زبانی است که مخاطب هنگام ورود به پورتال مشتریان از آن استفاده می‌کند.

به خاطر داشته باشید که زبان مخاطب فقط برای ناحیه مشتریان قابل اجرا است ، این بدان معناست که هرگونه ایمیل، اسناد PDF همچنان از زبان پیش‌فرض انتخاب شده در نمایه مشتری/شرکت ارسال می‌شود .

ارسال پیشنهاد/پروپوزال به مشتری یا لید/سرنخ

ما فرض می کنیم که شما قبلاً این پیشنهاد را ایجاد کرده اید. روی نماد ایمیل از سمت راست کلیک کنید و پنجره ای با الگوی پیش نمایش ایمیل نشان داده می شود.

می توانید پیوند پیشنهاد را در قالب ایمیل قرار دهید و به مشتری خود اجازه دهید بدون ورود به سیستم آن را مشاهده کند. این برای سرنخ ها نیز مفید است.

پس از ارسال پروپوزال، یک سرنخ/مشتری می تواند آن را باز کند، اقدامی را انجام دهد که از قبل بپذیرد/ قبول کند، رد کند، نظر بدهد. ایجادکننده پیشنهاد و نماینده فروش تعیین شده در CRM و ایمیلی که مشتری نظر داده است یا پیشنهاد را قبول یا رد کرده است اعلان دریافت می کند.

گزارش کلی مشتری

گزارش مشتری را می توان از گزینه گزارش‌ها تولید کرد .

نوع گزارش مشتری و زمان گزارش لازم را که می خواهید در مورد مشتریان ببینید را انتخاب کنید. گزارش با همه مشتریان ایجاد خواهد شد شما فقط باید مشتری را جستجو کنید تا گزارش را ببینید.

اگر فاکتورهایی با ارزهای مختلف دارید، باید ارز را نیز انتخاب کنید. به طور پیش فرض گزارش داده شده از ارز پایه شما خواهد بود که در تنظیمات -> مالی -> ارزها تنظیم شده است.